1. Quem somos
A Aeterna IT Systems é uma empresa de tecnologia sediada em Santarém, Pará, que desenvolve soluções de automação e atendimento digital, incluindo a Ashley, assistente virtual para WhatsApp. Somos responsáveis pelo tratamento de dados pessoais descrito nesta política, nos termos da Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais — LGPD). O contato para assuntos de privacidade é aeternaitsystems@gmail.com.
2. A quem se aplica esta política
Esta política descreve o tratamento de dados pessoais em três situações: visitantes do nosso site institucional; pessoas que entram em contato conosco por e-mail, WhatsApp ou formulário; e empresas que contratam a Aeterna e, nesse caso, pessoas que interagem com a Ashley em nome dessas empresas contratantes. Para a última situação, existe uma distinção importante explicada na Seção 5: a empresa contratante é a controladora dos dados dos próprios clientes dela, e a Aeterna atua como operadora, tratando esses dados conforme as instruções da empresa contratante.
3. Dados que coletamos
Ao navegar no site: não utilizamos formulários de captura nem cookies de rastreamento publicitário. A navegação não fica associada à sua identidade.
Ao entrar em contato: recebemos os dados que você mesmo compartilha — nome, telefone, e-mail e o conteúdo da sua mensagem.
Ao contratar nossos serviços: tratamos dados como razão social, CNPJ, endereço, dados de faturamento e dados de contato dos responsáveis pela empresa contratante.
Ao interagir com a Ashley, em nome de uma empresa contratante: os dados tratados dependem dos módulos ativados por aquela empresa, podendo incluir: nome, CPF ou CNPJ, telefone, histórico de conversas, itens de interesse ou pedidos, e informações sobre pendências financeiras quando o módulo financeiro estiver ativo.
4. Para que usamos os dados
- Responder às suas solicitações e dúvidas;
- Elaborar propostas comerciais e formalizar contratos;
- Executar os contratos firmados com nossos clientes;
- Cumprir obrigações legais, fiscais e regulatórias;
- Melhorar nossos produtos a partir de métricas agregadas e não identificadas.
Não vendemos dados pessoais a terceiros, nem os utilizamos para finalidades diferentes das descritas nesta política sem uma nova base legal e, quando exigido, sem o seu consentimento.
5. A Ashley e os assistentes virtuais
Quando desenvolvemos e operamos um assistente virtual para uma empresa contratante, a relação de responsabilidade sobre os dados segue o modelo previsto na LGPD:
- A empresa contratante é a controladora dos dados dos próprios clientes dela: é quem decide quais dados são coletados, para quais finalidades, e quais módulos da Ashley ficam ativos (por exemplo, se há cobrança automática ou campanhas de promoção);
- A Aeterna atua como operadora: hospedamos, processamos e protegemos esses dados seguindo as instruções e o contrato firmado com a empresa contratante, sem decidir por conta própria novas finalidades de uso.
Na prática, isso significa que dúvidas sobre dados tratados por um assistente virtual específico devem ser dirigidas, em primeiro lugar, à empresa responsável por aquele atendimento — é ela quem detém a relação direta com você. A Aeterna colabora com essas empresas para que as solicitações sejam atendidas dentro do prazo legal.
Cada empresa contratante mantém uma instância isolada da Ashley, com banco de dados próprio. Os dados de uma empresa contratante não são compartilhados com outras empresas que também usam a Ashley.
6. Com quem compartilhamos dados
Compartilhamos dados apenas quando necessário para a prestação do serviço, com os seguintes tipos de terceiros:
- Meta Platforms (WhatsApp Business API): as mensagens trafegam pela infraestrutura da Meta para chegarem ao WhatsApp do destinatário;
- Provedores de infraestrutura: hospedagem e serviços de nuvem que armazenam os sistemas e bancos de dados;
- Prestadores de serviço essenciais: contabilidade e ferramentas operacionais, sempre no limite necessário à finalidade;
- Autoridades públicas, quando exigido por lei, ordem judicial ou solicitação de autoridade competente.
Não compartilhamos dados com terceiros para fins de publicidade ou revenda de listas de contato.
7. Cookies e navegação no site
O site institucional da Aeterna não utiliza cookies de rastreamento nem pixels de terceiros para fins publicitários. Podem ser utilizados apenas recursos técnicos estritamente necessários ao funcionamento da página, sem finalidade de identificação individual.
8. Segurança da informação
Adotamos medidas técnicas e administrativas proporcionais ao risco, entre elas:
- Conexões criptografadas (HTTPS) em todos os sistemas voltados ao público;
- Isolamento de dados por cliente contratante, em bancos de dados separados;
- Controle de acesso por autenticação, com proteção contra tentativas repetidas de login;
- Validação de identidade antes de liberar documentos sensíveis, como a 2ª via de boletos e notas fiscais;
- Cópias de segurança (backup) periódicas;
- Acesso restrito à equipe autorizada, na medida necessária à função de cada pessoa.
Nenhum sistema é absolutamente livre de risco. Caso identifiquemos um incidente de segurança que possa acarretar risco a você, adotamos um procedimento interno de resposta a incidentes, que inclui, quando aplicável, a comunicação às autoridades competentes e aos titulares afetados, nos prazos exigidos pela LGPD.
9. Por quanto tempo guardamos os dados
Mantemos os dados pelo tempo necessário às finalidades descritas nesta política, aos prazos contratuais com nossos clientes, ou aos prazos exigidos por lei — o que for mais longo. Encerrada a necessidade, os dados são eliminados ou anonimizados, salvo quando a manutenção for exigida para cumprimento de obrigação legal ou exercício regular de direitos.
10. Transferência internacional de dados
A infraestrutura de mensageria utilizada (WhatsApp Business API, operada pela Meta Platforms) pode processar dados em servidores localizados fora do Brasil. Essa transferência ocorre no âmbito da prestação do serviço de mensageria e está sujeita às garantias contratuais e de segurança oferecidas por aquele provedor.
11. Seus direitos como titular
Nos termos do artigo 18 da LGPD, você pode solicitar, a qualquer momento:
- Confirmação da existência de tratamento dos seus dados;
- Acesso aos dados que temos sobre você;
- Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
- Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados em desconformidade com a lei;
- Portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço;
- Eliminação dos dados tratados com base no seu consentimento;
- Informação sobre com quem compartilhamos seus dados;
- Revogação do consentimento, quando esta for a base legal do tratamento;
- Revisão de decisões tomadas unicamente por meios automatizados que afetem seus interesses.
Para exercer qualquer um desses direitos, escreva para aeternaitsystems@gmail.com. Respondemos em até 15 dias. Se a solicitação envolver dados tratados por um assistente virtual em nome de uma empresa contratante, poderemos direcioná-lo a ela ou atuar em conjunto para garantir a resposta no prazo.
12. Crianças e adolescentes
Nossos serviços são destinados a empresas e ao público adulto em geral. Não direcionamos coleta de dados especificamente a crianças e adolescentes. Caso identifiquemos dados de menores tratados sem o consentimento específico e em destaque de um dos pais ou responsável legal, tomaremos medidas para eliminá-los.
13. Alterações desta política
Esta política pode ser atualizada para refletir mudanças em nossas práticas ou na legislação. A data de vigência no topo do documento indica a versão atual. Alterações relevantes serão comunicadas por um aviso visível no site.
14. Como falar com a gente
Dúvidas, solicitações ou reclamações sobre esta política podem ser enviadas para aeternaitsystems@gmail.com. Se você não obtiver resposta satisfatória, pode também procurar a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).